Dampak dari kemajuan teknologi dan perkembangan infrastruktur lalu-lintas sering dijadikan alasan untuk mulai memindahkan 'kantor' ke 'rumah'. Untuk beberapa jenis profesi dan kepribadian, bekerja dari rumah menjadi kebutuhan karena otonomi dan kenyamanan bekerja di tempat sendiri yang terkontrol. Meski demikian, trend bekerja dari tempat terisolasi seperti rumah memunculkan gaya bekerja yang berbeda dan tantangan yang lebih sulit lagi dari bekerja secara konservatif di kantor, seperti kesulitan memisahkan antara kehidupan rumah dan kehidupan kerja, tidak memiliki jadwal rutin bekerja, terisolasi dari rekan kerja dan bos, serta cenderung mudah terpengaruh untuk tidak fokus dengan pekerjaan.
Beberapa tips yang bisa dilakukan:
a) Berusaha memiliki jadwal rutin untuk bekerja.
Untuk bisa efektif dan produktif, memiliki 'to do list' saja tidak cukup. Jadwal kerja rutin sesuai kebiasaan dan jam biologis tubuh sangat diperlukan. Bagi orang yang suka bekerja awal di pagi hari, aku selalu memblock setidaknya 2 jam (pukul 3-5 pagi) untuk menyusun rencana, menulis draft/outline atau belajar. Selanjutnya pekerjaan bisa dimulai pukul 8-12 setelah sarapan pagi dan seterusnya. Kadang-kadang bagaimana aku menghabiskan waktu 2 jam pertama ini banyak mempengaruhi mood dan produktivitas pada jam-jam selanjutnya.
b) Memiliki batasan yang jelas antara pekerjaan rumah dan pekerjaan kantor.
Sebagai seorang dosen dengan aneka pekerjaan dalam satu semester, biasanya aku tertarik mengerjakan pekerjaan yang mudah, cepat diselesaikan, tetapi sering dampaknya kurang besar. Aku ingat waktu mengerjakan PhD, di saat-saat aku ingin ada 'sense of progress', tetapi jadinya malah mencuci piring, membereskan rumah, menyortir buku-buku atau menyusun perabotan. Padahal aku harus mengerjakan tugas pokok dan bergerak dari posisi semula untuk bisa tetap maju. Sebab itu, aku menjadikan pekerjaan membereskan rumah sebagai 'reward' jika telah menyelesaikan pekerjaan kantor sesuai targe.
c) Tetap bisa dihubungi melalui media komunikasi yang telah disepakati.
Meskipun tengah berada di tempat yang terisolasi, tetapi penggunaan media komunikasi sangat diperlukan agar orang-orang tetap bisa mengontak kita dengan mudah. Aku menggunakan beberapa cara komunikasi dengan berbagai pihak, seperti penggunaan email untuk kontak dengan mahasiswa, personal dan grup tempat kerja, handphone untuk kolega dan Whatssapp/BBM untuk staf yang kukenal dekat. Kemudahan komunikasi demikian bukan berarti aku bisa diganggu kapan saja, tetapi tetap ada aturan dan jam tertentu. Beberapa pengumuman, jadwal, soal ujian, tidak perlu lagi diantar ke kantor, tetapi cukup dikirim via email oleh dan ke staf. Tentu saja aku harus proaktif meminta, karena staf sendiri banyak pekerjaan dan tidak ingat untuk mengirimkan informasi jika tidak diminta.
d) Menggunakan bantuan apps dan gadget dan metode pemanfaatan teknologi terkini untuk bekerja.
Evernote-
Untuk memudahkan pekerjaan, maka aku menggunakan beberapa apps seperti Evernote untuk menulis catatan-catatan lalu mensinkronisasikannya ke Evernote di iPad agar bisa diakses kapan saja. Penggunaan Evernote ini membantu banyak untuk mengelola informasi secara handy, seperti ringkasan materi untuk rapat, bahan kuliah, skenario presentasi atau pertanyaan untuk sidang/seminar tugas akhir.
Dropbox- atau Google Drive-
Pengiriman file dalam ukuran besar selalu dilakukan via Dropbox. Kemudahan yang sama bisa dirasakan melalui penggunaan Google Drive.
Calendar-
Sebagai orang yang selalu ingin menyelesaikan target tepat waktu, penggunaan app kalender elektronik untuk bekerja sangat diperlukan. Kebiasaaanku untuk mengatur jadwal paling kurang enam bulan sebelumnya banyak sekali membantu untuk 'juggling' di masa-masa pekerjaan dan traveling menumpuk. Paling tidak diriku bisa mengantisipasi dan mengejar ketinggalan sehingga semua target dapat terpenuhi.
e) Mengubah mind set, menggunakan kombinasi 'time management' dan 'focus attention'
Beberapa waktu lalu, aku memiliki kebiasaan to do list dan time management yang cukup strict. Tetapi tanpa fokus pada penyelesaian masalah, maka tidak ada manfaatnya karena target tetap tidak tercapai. Untuk itu kita bisa menggunakan kombinasi pengaturan waktu dan perhatian yang fokus terhadap pekerjaan. Sebagai contoh, aku mentargetkan untuk menulis draft/outline dalam 30 menit dan fokus pada outline saja tanpa mengelaborasinya lebih jauh, atau menghubungi mahasiswa/kolega untuk chat, tetapi mengatakan hanya punya 15 menit maksimum supaya perbincangan jelas dan tidak melantur ke mana-mana.
Keuntungan paling utama bekerja di rumah memang banyak, tetapi memiliki strategi dan metode serta melibatkan teknologi akan membuat kita lebih produktif dan fokus.
Pekanbaru,
Tulisan menginspirasi:
Carolyn O'Hara (5 Ways to Work fro Home more Effectively)
Alexandra Samuel (Things to Buy, Download or Do When Working Remotely)
No comments:
Post a Comment